Accueil Usines et Technologies Optimisation Le plan de préparation opérationnelle et de mise en service : la clé d’un démarrage réussi

Le plan de préparation opérationnelle et de mise en service : la clé d’un démarrage réussi

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Lorsqu'un projet passe de l'étape des études à celle de l'exécution, l'équipe de projet du client concentre souvent son attention sur le choix de la firme d'ingénierie et la planification des travaux de construction. À cette étape, la mise en service du projet ne semble être qu'un jalon lointain dans l'échéancier. L'équipe de projet ne ressent alors pas l'urgence d'en discuter, puisque tant d'autres priorités se bousculent à ce stade.

À la phase de l'exécution, l'équipe responsable de la préparation opérationnelle du client, lorsqu'elle existe, est de taille réduite. Il est alors difficile d'intéresser le client aux préparatifs opérationnels et à la mise en service de son projet. Pourtant, il y a des avantages à aborder ce sujet dès le début de l'exécution du projet, et même à la phase des études.

Une approche structurée

Une approche structurée en matière de préparatifs opérationnels favorise un démarrage plus rapide et une augmentation de la production soutenue jusqu'à l'atteinte des critères de performance projetés. La courbe verte de la Figure 1 illustre ce démarrage optimal qui permet d'obtenir immédiatement le rendement de l'investissement escompté.

La courbe en rouge illustre un démarrage difficile et chaotique exposé à des situations imprévues, comme des arrêts de production causés par des bris d'équipement, de longs délais de réparation en raison de la non-disponibilité des pièces de rechange ou encore de l'usure prématurée découlant d'erreurs commises par du personnel inexpérimenté. Ces situations peuvent même forcer un arrêt d'usine non planifié, lequel sera nécessaire pour effectuer des réparations et des changements majeurs afin de régler les problèmes affectant la production.

Il est important de prévoir les préparatifs opérationnels le plus tôt possible dans le projet pour discuter de ses différents aspects et définir le rôle du client lors des phases des vérifications pré-opérationnelles (VPO) et de la mise en service. On pourra alors évaluer si de l'aide supplémentaire sera nécessaire pour réaliser les différentes activités envisagées. Il faut aussi définir l'échéancier préliminaire et les enveloppes budgétaires requises pour mener à bien le plan ainsi que les moyens à mettre en place pour respecter à la fois l'échéancier et le budget.

Figure 1 : Courbes types de démarrage de projet

Le plan de préparation opérationnelle et de mise en service proposé par BBA comprend sept étapes :

  1. Définition des préparatifs opérationnels
  2. Contrôle des préparatifs opérationnels
  3. Préparation opérationnelle
  4. Préparation des VPO et de la mise en service
  5. VPO
  6. Mise en service
  7. Exploitation de l'usine et optimisation de la production (ramp-up)

Chacune de ces étapes sera présentées dans ce blog et les suivants afin de partager notre expérience et démontrer l'importance de la préparation opérationnelle et ses bienfaits.

Définition des préparatifs opérationnels

Lorsque débute la phase d'exécution à la suite des études, l'équipe de projet du client est très souvent absorbée par l'ingénierie, l'approvisionnement et la construction (IAC), des étapes types de tout projet.

Figure 2 : Étapes types de projet

La mise en place de ces étapes exige des efforts considérables de la part de l'équipe de projet, au risque de négliger les étapes subséquentes qui sont tout aussi importantes. En effet, après la construction commencent les VPO, suivies par la mise en service et le début de l'exploitation de l'usine jusqu'à l'atteinte de la capacité de production nominale :

Figure 3 : Étapes subséquentes de projet

Afin d'assurer que ces étapes soient réalisées de façon optimale et efficace, il est recommandé d'entreprendre le plus tôt possible les préparatifs liés aux VPO et à la mise en service ainsi que les préparatifs opérationnels. L'étape de la définition des préparatifs opérationnels devrait débuter pendant la phase des études afin que les préparatifs eux-mêmes puissent commencer dès que possible après le démarrage de l'ingénierie. Il en va de même pour les préparatifs liés aux VPO et à la mise en service.

Figure 4 : Étapes des préparatifs – VPO, mise en service et préparatifs opérationnels

La grande majorité des activités liées aux préparatifs opérationnels seront exécutées par l'équipe du client alors que les VPO et la mise en service sont en général préparés par une équipe de spécialistes en la matière. Cette même équipe de spécialistes sera responsable de l'exécution des activités de VPO. Afin de maximiser l'apprentissage et le transfert de connaissances, il est avantageux que l'équipe d'entretien du client soit impliquer le plus possible dans les activités de VPO avec l'équipe responsable des VPO. Pour ces mêmes raisons, l'équipe d'exploitation du client soutenue par l'équipe de VPO devrait se charger de l'exécution des activités de mise en service.

Les rencontres de définition des préparatifs opérationnels

La définition des préparatifs opérationnels consiste à engager des discussions avec le client afin d'en aborder les différentes étapes et les activités s'y rattachant. Lors de la première rencontre, le plan détaillé typique de préparation opérationnelle de BBA sera présenté et discuté en exposant les activités génériques de préparation pour un projet comparable. Lors des discussions, le plan typique sera adapté en fonction des besoins particuliers du projet et du client.

Pendant les rencontres suivantes, il faudra produire un échéancier préliminaire tenant compte des principaux jalons du projet en cours et comprenant les activités de préparation opérationnelle ainsi que les étapes suivantes jusqu'à l'atteinte de la production nominale. Bien sûr, il faudra aussi définir une structure organisationnelle préliminaire illustrant les liens fonctionnels entre l'organisation du projet et celle de l'exploitation. Entre autres, il est primordial de nommer un directeur des préparatifs opérationnels qui fera le pont entre les deux organisations afin d'assurer le respect de l'échéancier des préparatifs opérationnels, des VPO et de la mise en service.

Les besoins en ressources humaines et matérielles doivent aussi être discutés. En général, les rapports des phases d'études précédentes constitueront une riche source d'information. Cependant, si la définition des préparatifs opérationnels a lieu pendant les études, il faudra alors consacrer plus d'efforts pour définir les ressources humaines et matérielles requises.

Il en va de même du budget nécessaire pour assurer la réalisation du plan de préparation opérationnelle. En s'appuyant sur les besoins en matière de ressources humaines et matérielles et sur l'échéancier des préparatifs opérationnels, il faudra élaborer un budget préliminaire adéquat permettant d'accomplir l'ensemble des activités jusqu'à l'atteinte de la pleine production de l'usine.

Dans le prochain blog, nous aborderons l'étape suivante du plan proposé soit le contrôle de la préparation opérationnelle afin d'en démontrer l'importance et ses avantages. Si vous avez des questions concernant les préparatifs opérationnels et la mise en service, contactez un de nos experts chevronnés en la matière.


SYLVAIN BOILY, ing., MBA, PMP, est directeur de projet – Préparatifs opérationnels et mises en service, chez BBA


Source : BBA

 

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